Diensten: Cliënt- en zorgadministratie

Nazanin Jarahi van Afkickkliniek Valkenburg over de samenwerking met RooTS:

“Zoveel mogelijk automatiseren en zo weinig mogelijk administratieve rompslomp”

Ik ben zeer tevreden. Dat is ook de reden dat ik intensief van de diensten van RooTS gebruikmaak. Onze zorgadministratie en facturatie heb ik aan RooTS uitbesteed. Ook kijken we nu in hoeverre het mogelijk is dat zij het hele administratieve inschrijvingsproces voor hun rekening nemen.

Wij zijn een van de weinige GGZ-instellingen die in Ons meerdere zorgpaden hebben geïmplementeerd en actief vanuit de agenda intenties inplannen bij behandelaren. Dit heeft RooTS voor ons ingericht. Vanuit Nedap Healthcare werd ik gebeld, omdat zij graag willen zien hoe we dit hebben ingericht. Er zijn meer GGZ-instellingen die met zorgpaden willen gaan werken.

Een zorgpad bestaat uit intenties, ofwel gestandaardiseerde consulten. We hebben het hier nu zo geautomatiseerd, dat als een patiënt aangemeld wordt en we op zorgpad klikken, het hele zorgpad van A tot Z per consult in de agenda wordt klaargezet. Het secretariaat hoeft de consulten enkel te koppelen aan de juiste behandelaar en de zorgverleners hoeven de afspraken achteraf alleen nog maar te autoriseren.

Ook hebben we per dag de terugkerende individuele behandelsessies ingericht. Onze behandelaren hoeven deze niet zelf te registreren. Dit bestond nog niet, maar wordt hier nu allemaal door Ons gedaan. Samen met RooTS hebben we dit ingericht in de module Plannen en Roosteren.  De behandelaar hoeft nu alleen nog maar in de werkstaat te accorderen, omdat we er zeker van moeten zijn dat de sessie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Ook de facturatie daarna is geautomatiseerd. Het is heel fijn om zelf mee te denken over hoe we door automatisering zoveel mogelijk uit het systeem kunnen halen en we zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.

Het doel dat ik voorafgaand aan de implementatie met RooTS had gesteld was om de behandelaren te laten behandelen en administratie zoveel mogelijk te automatiseren. Ik had niet verwacht dat dit ons zo goed zou lukken. En we zijn nog steeds bezig.

Een kleine introductie…

Altijd Iemand In De Buurt is er voor iedereen die extra begeleiding of hulp nodig heeft om zo zelfstandig mogelijk te (blijven) leven. Naast zorg vanuit de Wmo en Wlz bieden zij ook forensische zorg en ondersteunen mensen met een verstandelijke beperking en/of psychiatrische achtergrond. Er wordt gehandeld vanuit de overtuiging dat plezier in het leven de basis is voor een leven met meer ontplooiingsmogelijkheden, meer autonomie en continue groei.

Voor de implementatie van Ons® (Nedap Healthcare) waren zij op zoek naar een passende implementatie partner. Altijd Iemand In De Buurt was destijds een startende organisatie met circa 10 cliënten. Het persoonlijke contact en de korte lijnen waren daarom belangrijke speerpunten bij de keuze voor een samenwerkingspartner. Inmiddels hebben zij sinds 2017, nu zo’n drie jaar een  samenwerking met RooTS.

De RooTS aanpak
RooTS heeft op basis van de normen en waarden, missie en visie van de opdrachtgever een match met een van de consultants gemaakt. De consultant heeft de gehele implementatie van Ons® (Nedap Healthcare) verzorgd en is tot op de dag van vandaag nog steeds het vaste aanspreekpunt voor Altijd Iemand In De Buurt. Voorafgaand aan de implementatie zijn de huidige werkprocessen in kaart gebracht en waar mogelijk geoptimaliseerd. Dit vormt de basis voor het op maat inrichten van het elektronisch cliënten dossier (Ons®) en typeert RooTS haar werkwijze; persoonlijk, praktisch en op maat!

Tijdens dit gehele proces is er een zeer prettige en persoonlijke klik ontstaan met veel wederzijds vertrouwen. De nauwe samenwerking heeft er in geresulteerd dat RooTS tevens de zorgadministratie voor Altijd Iemand In De Buurt op afstand uitvoert en monitort.

De samenwerking is in een woord te omschrijven als; waardevol.
En dat is iets waar wij enorm trots op zijn!