Even voorstellen…

De Eemhorst is een kleinschalige woonzorgvoorziening gevestigd bij een oude familieboerderij in het groene buitengebied in het midden van Nederland. De kracht is kleinschalig wonen met persoonlijke aandacht en zorg voor mensen met dementie in een zeer ruime en landelijke opzet. Het doel is het creëren van een thuis! Zij bieden dan ook huiselijkheid, geborgenheid, comfort en zorg aan mensen met dementie die affiniteit hebben met het buitenleven. Daarmee moedigen zij aan om lichamelijk en geestelijk actief te zijn door bijvoorbeeld een wandeling, dieren voeren of tuinieren. Maar ook een thuis waar familieleden en vrienden graag op bezoek komen en de kleinkinderen kunnen spelen.

Hoe het begon… 
In het najaar van 2019 heeft De Eemhorst RooTS benadert met een optimalisatie opdracht. De aanleiding voor deze inventarisatie en optimalisatie waren inspectiebezoeken door de IGJ aan deze zorginstelling waarbij geconstateerd werd dat de wijze waarop het op dat moment in gebruik zijnde Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de daarmee samenhangende werkprocessen waren geïmplementeerd op een aantal punten tekortschoot. De expertise van RooTS sluit naadloos aan op de vraag van De Eemhorst en al snel ontstond er een prettige samenwerking met veel wederzijds vertrouwen. Het gezamenlijke doel was een vloeiende overgang naar een nieuw ECD; namelijk ONS van Nedap.

De aanpak van RooTS 
Vooraf is een duidelijk doel gesteld voor deze opdracht op basis van de wensen en behoeftes vanuit de Eemhorst. Hierop is één van onze consultant voor deze opdracht geselecteerd. Vervolgens is de opdracht opgedeeld in 3 fases:

• Inventarisatiefase;
• Implementatiefase;
• Nazorgfase.

Tijdens de inventarisatie fase is op locatie in kaart gebracht welke visie de organisatie heeft en hoe de huidige processen verlopen. Dit is vervolgens vertaalt naar een adviesrapport voor een optimalisatie in het jaar 2020. Uitgangspunt hierbij was een nieuwe werkwijze creëren die past binnen het kwaliteitskader verpleeghuiszorg en het aanverwante toetsingskader.
Vervolgens is een planning gemaakt voor de implementatiefase. Het advies zoals opgeleverd in de vorige fase is hierbij het uitgangpunt geweest. Tijdens deze fase zijn de digitale werkprocessen geïmplementeerd en geoptimaliseerd op basis van het uitgebrachte adviesrapport. Medewerkers zijn getraind op deze nieuwe werkwijze om zo het beste resultaat te behalen en blijvend te veranderen.
Na een succesvolle afronding van de eerste en tweede fase, heeft de consultant tijdens de nazorgfase op afroep klaar gestaan bij eventuele vragen of knelpunten. Wanneer nodig kon er snel geschakeld worden zodat de juiste sturing werd gegeven. Tijdens deze fase vindt nog een verdiepende sessie plaats, waarin ook aandacht wordt besteed aan modules die een mooie aanvulling geven op de goed opgezette basis.