Jan Steven en Kirsten van PluZorg over hun samenwerking met RooTS:
PROV Jeugd & Gezin, Zorgerf Waarland en Heemz.org zijn per 1 januari 2022 met elkaar gefuseerd tot de nieuwe organisatie PluZorg. Medio 2022 heeft RooTS coördinatoren getraind in het zelf invoeren en autoriseren van medewerkers en saldibeheer in Ons. Eind 2022 heeft PluZorg samen met RooTS twee Ons omgevingen samengevoegd tot één Ons omgeving. Vervolgens werd de module Plannen en Roosteren geïmplementeerd, waarmee Excel en handmatig plannen voorgoed verleden tijd werden.
Bij RooTS werken we vanuit de gedachte dat we alleen doen wat ECHT nodig is. De inrichting van een elektronisch cliëntendossier doen we dan ook samen met de medewerkers van de organisatie, want alleen zij weten wat echt nodig is om hun werk goed te kunnen doen. Op deze manier zal het systeem, in dit geval de Ons suite, voor je werken en je ondersteunen in je dagelijkse werkzaamheden. We willen namelijk niet dat je er nog meer werk bij krijgt! Ook delen we graag onze kennis, want we houden niet van geheimen. Daar waar mogelijk trainen we medewerkers op het gebied van inrichting én gebruik en leiden we hen op tot Ons coach (ook wel bekend als superusers).
En dit kan PluZorg bevestigen:
‘Een mooi voorbeeld is dat we vandaag nog een mailtje hebben gestuurd naar RooTS met een verzoek over een aanpassing in onze briefsjablonen. Voorheen belden we dan meteen met onze RooTS contactpersoon: Lars. Hij maakte voor ons dan snel de kleine foutjes ongedaan. Maar inmiddels kunnen we zelf direct het probleem tackelen. Wel is het fijn als RooTS dan nog even meekijkt, zodat het weer helemaal functioneert zoals het hoort’.
Jan Steven van Dijk en Kirsten Jansma van PluZorg aan het woord:
Doordat we begin 2022 gefuseerd zijn, was er sprake van nieuwe rollen en een nieuwe omgeving. We kregen te maken met beginnersproblemen. In huis hadden we nog niet echt superusers die de eerste problemen konden opvangen. We gooiden veel bij RooTS over de schutting. En of onze collega nou ervaren was met het systeem of niet, bij RooTS weten ze onze collega’s altijd adequaat te helpen.
Als we het hebben over de samenwerking zijn we dan ook erg positief. Als we een probleem hadden, riepen we hier: ‘Lars bellen!’. Weten ze niet direct de oplossing? Dan wordt het serieus opgepakt en worden we snel teruggebeld! Er is veel persoonlijk contact, de lijntjes zijn kort en dat is prettig.
Als we een probleem hadden, riepen we hier ‘Lars bellen!’ En gelukkig werken er meerdere “Larsen” bij RooTS (noot vanuit RooTS😉)
Toen we voor Ons® suite van softwareleverancier Nedap Healthcare kozen ben ik gaan googlen op zoek naar een implementatiepartner. Ik zag een aantal partijen, waaronder RooTS. Toen ik RooTS belde was het meteen goed. Ze klonken enthousiast en laagdrempelig en ze begrepen de urgentie. Met RooTS had ik gelijk de volgende ochtend een Teams afspraak.
Het hoofddoel was om ons administratieve proces met meerdere financieringsstromen met gemeentes, zorgkantoren en zorgverzekeraars te vereenvoudigen. We wilden onze werkwijze structureren, zodat het gemakkelijker door een collega kan worden overgenomen. Hiervoor hebben we eerst zelf onze interne processen aangescherpt, waardoor onze medewerkers nu allemaal op dezelfde manier werken.
Vervolgens zijn we met RooTS de dossiervoering ingedoken en is het gelukt om alle zorginhoudelijke verslaglegging en communicatie in Ons® suite te krijgen. Nu hoeven we niet meer te switchen tussen schermen en zijn we minder tijd kwijt met administratie. Ook hebben we de zorgmonitor geïmplementeerd. Die geeft niet alleen ons als organisatie beter inzicht in onze cijfers, maar ook onze controller is heel blij dat hij nu met een druk op de knop alle info die voor hem van belang is uit Ons kan halen!
ABA Psychologen over de samenwerking met RooTS
Onze eerste reactie op het implementatie traject met RooTS: Heel goed! Heel heldere communicatie. Wij zijn van niet lullen maar poetsen. En dit hadden de consultants van RooTS snel door. We konden dus snel schakelen. De korte lijntjes zijn fijn en ook het direct antwoord krijgen op vragen. Hierdoor konden we snel verder met het opzetten van Ons® suite in onze organisatie.
‘Niet teveel poespas, wel efficiënt!’
Credits voor RooTS wat betreft de planning: wij zijn gewend gestructureerd te werken. Dan is de planning van RooTS een uitkomst! Er komt veel op je af in een implementatietraject, zo’n planning is dan een heel goede houvast. Je ziet daarin precies wat je moet doen. Het is een praktisch overzicht, waarin je kunt afvinken wat je hebt gedaan. Je kunt precies zien wat er wanneer gaat gebeuren en taken aan elkaar toewijzen. Dus als je even niet meer weet waar je was, kijk je gewoon in de planning waar je bent gebleven. Heel handig.
Volgens de consultants van RooTS zorgden we dat we goed op schema lagen en deden we netjes ons huiswerk. Dat is bij RooTS wel echt de bedoeling! Want hoe mooi je planning ook is, als je je afspraken niet nakomt, komt er niets van terecht natuurlijk. Uiteindelijk is een goede implementatie een samenspel tussen ons en RooTS, in dit geval een hele fijne samenwerking dus!
We stellen je voor aan…
D’n Aoverstep is een unieke zorgorganisatie gevestigd in Neede en omgeving. Sinds 2003 bieden zij individuele-, groepsbegeleiding en beschermd wonen aan mensen met uiteenlopende beperkingen. Zo is D’n Aoverstep gespecialiseerd in het begeleiden bij ouderdomsproblemen zoals de ziekte van Alzheimer en Parkinson, niet-aangeboren hersenletsel of lichamelijke problematiek. Ook bieden zij expertise op het psychosociale en psychiatrische vlak aan mensen met verstandelijke beperkingen, ASS, niet aangeboren hersenletsel of hechtingsproblematiek. D’n Aoverstep is als erkende zorgaanbieder gecertificeerd onder het landelijk geaccepteerde kwaliteitswaarborg zorgboerderijen van de Federatie Landbouw en Zorg. Kortom een fantastisch initiatief waar eenieder zich thuis voelt!
Het vraagstuk
In het voorjaar van 2018 benaderde Jan Tackenkamp, de eigenaar van D’n Aoverstep, RooTS voor een overgang naar een eigen Ons® omgeving van softwareleverancier Nedap Healthcare. Ze maakte al gebruik van het dossier van Ons Nedap, maar door de toenemende groei en professionalisering van de organisatie had D’n Aoverstep steeds meer behoefte de Ons® suite zelfstandig en volledig in te zetten voor een optimale ondersteuning in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers. Het gebruik van het Ons Rooster en Ons Agenda was dan ook een van de wensen voor de medewerkers van de D’n Aoverstep!
De RooTS aanpak
Zogezegd, zo gedaan… in twee maanden tijd werd een eigen Ons® omgeving bij D’n Aoverstep gerealiseerd. De korte lijnen die typisch zijn voor een samenwerking met RooTS, en het direct toepassen van de praktijk in de digitale omgeving resulteerden in een doelgerichte implementatie. De oprechte interesse en het enthousiasme van de medewerkers van D’n Aoverstep voor het digitale systeem en de persoonlijke benadering en expertise vanuit RooTS maakten dit project tot een prachtig voorbeeld. Eentje waar we trots op zijn! Net als op onze samenwerking die nog steeds voortduurt. Met onze efficiënte aanpak en fijn persoonlijk contact van beide organisaties vinden we elkaar op elk gewenst moment. Samenwerken: dat doen we met elkaar!
Even voorstellen…
Kinderdagverblijf Buitenpret is een professioneel kinderdagverblijf en is gevestigd op de boerderij. Het is een plek waar de kinderen centraal staan. Ze worden omgeven door natuur en dieren en bieden daarbij een variabel aanbod aan speelgenot!
Naast de reguliere opvang worden er kinderen met een medische hulpvraag opgevangen. Hiervoor hebben zij de plusopvang opgericht. In een nieuw gebouw genaamd ‘De Notenboom’ bieden zij een veilige basis voor kinderen van 0 tot 4 jaar met en zonder specifieke zorgvraag. Zo kunnen zij ongedwongen en spelenderwijs werken aan zelfvertrouwen, eigenwaarde en de omgang met andere kinderen. Dit alles onder toeziend oog van zowel een pedagogisch team als een kinderverpleegkundige.
Omdat de plusopvang een andere vorm van registratie vraagt dan de reguliere opvang, wilden zij bij de start van ‘De Notenboom’ ook een professioneel ECD. Zij kozen voor Ons® van Nedap Healthcare. Maar om hun Ons® omgeving vervolgens ook naar wens en op maat in te richten, zochten zij een partner die hierbij kon ondersteunen. De persoonlijke werkwijze van RooTS sprak hen aan. Zodoende dat zij de samenwerking met RooTS zijn aangegaan!
De RooTS aanpak
Vol enthousiasme is de consultant gestart met een inventarisatie van de wensen van ‘De Notenboom’. Een leuke uitdaging omdat een kinderdagverblijf geen standaard inrichting vergt. Daarom is het van belang om van te voren alle processen goed in kaart te hebben. In verband met de maatregelen omtrent Corona zijn de daarop volgende trainingen grotendeels op afstand gegeven. Tijdens deze implementatietrainingen is gekeken naar een praktische inrichting van het ECD. Ook moest het gebruiksvriendelijk zijn voor iedereen in de organisatie. Zij voeren nu grotendeels zelfstandig het applicatiebeheer uit. De consultant biedt op persoonlijke wijze ondersteuning en zorgt altijd snel voor een passende oplossing.
Even voorstellen…
Innova GGZ is een jonge en groeiende organisatie waar je terecht kunt voor allerlei soorten van psychische hulpverlening. Innova GGZ staat letterlijk voor vernieuwing. Een vernieuwende GGZ, waarin de cliënt meer centraal staat. Ze kijken met een brede blik naar de klachten van de cliënt, hoe deze onderling samenhangen en wat ze voor die persoon betekenen. Behandelmethodes die zij hierbij in kunnen zetten zijn gesprekstherapie, medicatie, EMDR, casemanagement en cognitieve gedragstherapie.
Na de start van Innova GGZ in januari 2020 hebben zij de eerste maanden volop gebruikt voor het voorbereiden en professioneel neerzetten van de organisatie. En één van de wensen hierbij was een flexibel ECD. Deze moest aansluiten op de huidige werk- en denkwijze van de organisatie, maar ook kunnen meegroeien. Hiervoor hebben ze diverse opties bekeken, maar hebben zij uiteindelijk de keuze voor Ons® van Nedap Healthcare gemaakt. Het oriënterende gesprek met RooTS gaf hen het juiste gevoel; een kleinere organisatie met een persoonlijk karakter die goed is in wat ze doen en flexibel mee denkt. Zowel Innova GGZ als RooTS hechten veel waarde aan een goede en prettige samenwerking voor de langere termijn. Ook de mogelijkheid voor ondersteuning van de zorgadministratie (op afstand) vonden zij met het oog op de toekomst een mooie toevoeging.
De RooTS aanpak
Om een goed beeld te krijgen van de wensen van Innova GGZ heeft de consultant een inventarisatie gedaan. De gewenste workflow is in kaart gebracht en op basis daarvan is in samenspraak met de organisatie de beste inrichting van het ECD Ons© bepaald. Op 1 juni 2020 openden zij de locatie in Den Bosch en vanaf dat moment wilden zij volledig op Ons® draaien. Er werd in mei gestart met de implementatietraining. Tijdens de trainingsdagen heeft de consultant op persoonlijke wijze de kennis overgedragen en is de Ons© omgeving naar wens ingericht. Het applicatiebeheer voeren zij volledig zelfstandig uit en zoeken de consultant op bij vragen of behoefte aan ondersteuning bij vraagstukken.
Even voorstellen…
Care+ is een jonge organisatie, opgericht vanuit idealisme. Dit omdat de ervaring leerde dat bij grote organisaties de persoonlijke aandacht vaak tekortschoot. Iedereen verdient een kans! Zeker mensen die het toch al moeilijk hebben. Met die insteek begeleidt Care+ mensen met een psychische kwetsbaarheid.
De aanpak van Care+ in het kort:
- De mens staat centraal;
- Successen worden gevierd;
- Communicatie is cruciaal!
De oriëntatie voor een overstap naar het ECD Ons® van Nedap Healthcare ontstond in het eerste half jaar van 2018. Dit door de groei die de organisatie doormaakte. In een zoektocht naar een implementatiepartner werden uitgangspunten als korte lijnen, persoonlijk contact en een laagdrempelige aanpak centraal gesteld.
De RooTS aanpak
Voor deze opdracht heeft RooTS een persoonlijke consultant geselecteerd die het gehele implementatie traject heeft verzorgd. Na een inventarisatie van de huidige processen heeft de consultant deze samen met de opdrachtgever vertaald naar een praktische workflow. Met deze workflow is het ECD vervolgens op maat ingericht. De consultant is na de implementatie ook het vaste aanspreekpunt bij support en adviesvragen.
Even voorstellen…
MENT GGZ is een kleine en jonge organisatie die staat voor zinnige, zorgzame geestelijke gezondheidszorg. Zij behandelen mensen vanaf 18 jaar met psychische of psychiatrische problemen en (een vermoeden van) een laag IQ. De professionals van MENT GGZ hebben jarenlange ervaring binnen de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking en de geestelijke gezondheidszorg. Hun expertise op het gebied van o.a. EMDR, psychiatrie en seksuologie is een waardevolle aanvulling op het bestaande zorgaanbod voor deze specifieke doelgroep.
In het najaar van 2019 stonden zij aan de voet van een grote verandering; Praktijk Ment zou overgaan naar MENT GGZ. Met deze verandering werd het o.a. mogelijk om naast BGGZ ook behandelingen in de SGGZ aan te bieden. Ze betrokken een groter pand die volop mogelijkheid biedt om de gewenste groei te realiseren. Maar ook het EPD dat zij gebruikten voldeed niet meer aan de wensen. Nadat zij zich hadden verdiept in de diverse aanbieders, viel de keuze al snel op Ons® van Nedap Healthcare. De gebruiksvriendelijkheid en ook de betaalbaarheid voor groeiende organisaties als MENT GGZ sprak ze aan. Veel zorgorganisaties gericht op mensen met een verstandelijke beperking maken ook gebruik van Ons®, waardoor het bij toekomstige samenwerkingen praktisch zou zijn om in hetzelfde systeem te werken.
Nu de keuze was gemaakt, zochten ze naar een implementatiepartner met een snelle en flexibele aanpak, om zo de overgang van oud naar nieuw en de bijbehorende implementatie soepel te laten verlopen. En dat vonden ze bij RooTS!
De RooTS aanpak
Onze consultant heeft voorafgaand aan de implementatie goed geïnventariseerd welke wensen MENT GGZ heeft, hoe huidige processen verlopen en hoe zij Ons® hier optimaal voor in konden zetten. Het doel was duidelijk: per 1 januari 2020 wilden zij volledig op Ons® draaien. Zij hebben intensieve maar leerzame trainingsdagen gevolgd waardoor zij veel kennis en inzicht hebben verkregen. Tijdens deze implementatietraining is gekeken naar een praktische inrichting van het ECD. Ook moest het gebruiksvriendelijk zijn voor iedereen in de organisatie. Zij voeren nu grotendeels zelfstandig het applicatiebeheer uit. De consultant biedt op persoonlijke wijze ondersteuning en zorgt altijd snel voor een passende oplossing.
