Onze 3 Ultieme Tips voor een Efficiënte Zorgadministratie!
1. Cliëntendossiers op orde houden, want bijhouden kost minder tijd dan corrigeren
Zorg ervoor dat de cliëntdossiers zo ver als mogelijk aansluiten met de werkelijke situatie. Verwerk daarom meermaals per week de berichtenbox; zorg dat de in- en uit zorg status van cliënten actueel is en dat de cliënt aan de juiste locatie is gekoppeld. Probeer het dossier van een cliënt in één keer zo compleet mogelijk te maken, ofwel First-Time-Right! Dit voorkomt het risico op een incompleet dossier en daarmee correcties met terugwerkende kracht.
2. Lopende zaken in beeld houden
Het is een utopie om de cliëntadministratie helemaal up-to-date te hebben. Je bent ten slotte altijd afhankelijk van informatie van derde partijen (zorgkantoren, verzekeraars, gemeentes, andere zorgaanbieders én de cliënt of vertegenwoordigers van de cliënt). Zorg ervoor dat je de zaken waar je wacht op informatie van derden in beeld houdt en de laatst uitgezette acties vastlegt. Door hier samen met je collega’s een afgestemde werkwijze voor op te stellen, zorg je ervoor dat je niet telkens alle uitgezette acties moet opzoeken. Hierdoor behoud je de controle. Een mogelijkheid hiervoor is het vastleggen van de aangevraagde zorglegitimatie. Je voorkomt hiermee het zoeken in notities of documenten, een duidelijk plek waar je deze informatie op cliëntniveau borgt, monitort en verwerkt zodra er een follow-up komt.
3. Gedegen controle proces doorlopen voordat je een declaratie verstuurd
Een gedegen en afgestemd controle proces doorlopen voordat je declaraties verstuurd voorkomt uitval én afkeur op declaraties. Dit voorkomt weer dat je met terugwerkende kracht zaken moet corrigeren en opnieuw moet declareren (wat een tijdrovend proces is). Wat een goed controle proces is, moet worden afgestemd op de zorg die jouw organisatie levert. Binnen RooTS hebben we een aantal controle stappen op hoofdlijnen gedefinieerd: A. Controle fiattering B. Legitimatie controle C. Registratie controle D. Declaratie controle E. Testfacturatie. Middels dit proces bekijken we welke controles aansluiten bij een zorgorganisatie en wordt er een organisatie specifiek controle proces opgesteld.
Vond je deze drie tips nuttig? Of heb je nog vragen. Laat het ons weten.
